PAUTAS PARA CONSEGUIR UNA BUENA PRESENTACION EN PÚBLICO: Factores que hay que establecer y considerar anteriormente.

Es imprescindible definir el objetivo antes de planificar la presentación. Una parte del objetivo global debe ser conseguir que el mensaje llegue al público. Cualquiera que sea el contexto de la exposición y quienquiera que sea la audiencia, hay algunos principios fundamentales para crear el clima apropiado para la transmisión de información, la aportación de ideas y la promoción de los valores de una empresa u organización. 

Según el objetivo que se intenta lograr, se pueden individuar cuatros tipos de presentación:

- Persuasiva, se busca convencer a la audiencia de algo, para ello hay que demostrar nuestro alto nivel de conocimiento cerca de lo que se habla.

- Explicativa, se persigue mostrar una imagen lo más fiel posible de aquello que se expone, describiendo y familiarizando al auditorio con el producto, idea, propuesta, etc. Para lograr esto objetivo lo mejor es limitarse a dar a conocer la información necesaria sobre el tema, objeto de la exposición.

- Instructiva, se busca la adquisición de nuevos conocimientos o habilidades por parte del auditorio. Dicha tipología va a exigir una mayor participación del público asistente para poder fijar en mayor medida los contenidos y procedimientos correspondientes. 

- Sesión informativa o Briefieng, parecidas a las instructivas, están más orientadas a actualizar y reciclar los conocimientos y/o habilidades. En estos casos si las necesidades y los intereses del público lo requieren hay que entrar en detalles.

Una exposición en público requiere por parte de su hablador profesionalidad. Con este término se hace referencia al cuidado de los distintos factores de preparación y detalles logísticos. Hay que conocer el tema y estar informado sobre el tipo de audiencia. Esto supone ocuparse de los detalles al mismo tiempo que trabajar sobre el tema de exponer. Significa recurrir y utilizar todos los medios, tanto el lenguaje como los audiovisuales, de la forma más eficaz. 

Además un buen hablador tiene que ser tolerante. Esto significa que hay que admitir la inexperiencia y la ignorancia del público, hay que considerar estos factores como un desafío y no como un problema. Exponer el propio punto de vista aceptado también el parecer de los demás.

Otra característica propia de un buen orador es la firmeza. Significa situarse en el punto medio en la escalera de comportamiento humano que tiene como extremo la actitud pasiva y la agresividad. Normalmente la conducta pasiva o sumisa no resulta eficaz. Quienes se comportan de esta manera raras veces logran lo que se proponen en cuanto demuestran falta de respeto por sus propias necesidades y derechos. En el otro extremo se encuentra la conducta agresiva que tampoco resulta eficaz. Quienes la emplean expresan sus opiniones, necesidades, e ideas ignorando las de los demás, esto provoca resistencia y hostilidad, destruyendo la buena voluntad. Por otro lado las personas pasivas acumulan resentimiento y pueden tener arranques explosivos cuando se han ganado sus derechos. Para poder actuar con firmeza hay que:

- Utilizar métodos de comunicación que permitan mantener el orgullo personal.

- Defender derechos y espacios personales.

- No avasallarse a los miembros del público.

Lo aconsejable es mantener una conducta enérgica que hace uso de la capacidad de expresión y de atención, asegurándonos de que conseguimos nuestro objetivo. Tenemos que atender los comentarios del auditorio sin permitir que tomen poseso de la escena dejándonos de lado. 

Preparar una exposición no es una tarea fácil, y algunos públicos parecen más desalentadores que otros. Hay dos cuestiones a considerar respecto a la audiencia. Una es su humor y receptividad y la otra es su relación social con el hablador.

Es imprescindible que el orador sepa de antemano lo máximo posible sobre su público: cuáles son sus intereses, su perfil, su grado de conocimiento sobre el tema. Conocer el perfil de los interlocutores es importante para preparar la estrategia discursiva. Además tener informaciones previas de las personas que escucharan el discurso servirá para crear un ambiente familiar, ganar confianza y facilitar la conexión con el auditorio. Aspectos personales y profesionales servirán para adaptar la imagen a transmitir temas sobre los que profundizar o aspectos a destacar.

Existen dos tipos básicos de público: el que quiere asistir y el que tiene que asistir. Una audiencia puede reunir ambos tipos de público. Otros factores externos que pueden afectar a la motivación, tal como el tamaño de la sala, su temperatura, o si hay elementos diversivos como ruidos, se podrán comprobar solo el mismo día de la exposición.

Es esencial en los primeros minutos realizar un inventario de la audiencia. Preparar la estructura de la exposición utilizando técnicas diferentes en esta etapa inicial, para poner a prueba la receptividad del público. Probar distintos métodos para ver qué tipo de respuesta se obtienen, solicitar preguntas y observaciones en una fase relativamente inicial puede ayudar a la hora de elegir el enfoque del resto de la presentación.

Según la tipología y las características de cada audiencia, hay que elegir el enfoque apropiado. De todas formas hay algunas normas aplicables a todo tipo de púbico: la sinceridad y naturaleza en la forma de presentarse y exponer, actitud respetuosa y humilde. 

Vamos a ver ahora cual son las pautas que hay que seguir para dar un justo encuadre a la exposición. La clave para conseguir una estructura correcta y útil en cualquiera comunicación escrita estriba en clasificar las ideas e información relevante ante de ponerse a escribir. El punto más importante que hay que entender es que la presentación por informal que sea, debe tener una estructura predeterminada. Hay que:

- Planificar con atención el orden y la conexión lógica entre los puntos que serán expuestos.

- La exposición debe constar de una serie de partes interconectadas capaces, cada una de ellas de sostenerse lógicamente por si solas.

- En fin, las partes interconectadas deben ensamblarse en el objetivo final.

La exposición para que sea eficaz debe tener una estructura estándar:

- Introducción o principio, donde se toma contacto con la audiencia. Las primeras frases son cruciales ya que influirán en la manera en que será recibido el discurso. 

- El desarrollo o mitad, donde se explica el tema con más detalle, se desarrolla y se argumenta el tema.

- Conclusión o final, donde se resumen los principales contenidos y si necesario se dan consejos.

Hay que contar con un mapa memorístico o sea con un mapa mental de exposición de ideas. Una estructura simple servirá para no perder el hilo del discurso y ayudará a profundizar sin desviar el tema, sobre aquellos aspectos que no estén claros o realizar las aclaraciones pertinentes cuando se susciten preguntas sobre algún apartado, aspecto, curiosidad. Dominar el proyecto supone estar preparado/a para las preguntas para las que ya se tiene respuesta, ser capaz de improvisar soluciones a problemas que no se habían planteado con anterioridad; demostrar ilusión y entusiasmo durante la exposición del proyecto y tener la capacidad de observar la reacción del auditorio durante el discurso en cuanto esto permitirá flexibilizarlo a partir de la estructura inicial.
Antes de exponer en público es fundamental ensayar la exposición. Preparar a fondo el tema de la exposición, practicar el discurso a voz alta, de modo completo para que sea lo más realista posible, grabarse durante la actuación y tener público durante el ensayo son muy buenos ejercicios preparatorios. Además hay que controlar:

- El tiempo, la duración de cada sesión y de la exposición completa, que sigan un justo ritmo.
- Repeticiones y omisiones.
- Significado: muchas palabras y frases parecen correctas cuando están escritas pero suenan raras, confusas o disonantes cuando pronunciadas.

La representación gráfica es una forma de presentación de datos mucho más interesante que los simples listados de hechos y números: cada grafica renueva la atención de su audiencia y añade interés a la exposición. Hay que dar un enfoque profesional a la planificación y preparación de los recursos audiovisuales para realizar la presentación. Conocer las ventajas y las desventajas de los diferentes medios de presentación. Hay que utilizar los recursos audiovisuales disponibles de la forma más inteligente e imaginativa posible, además hay que ser conscientes de los factores a tener en cuenta y las técnicas que se emplean para preparar graficas bien diseñada y eficaces.

Una vez que los factores relacionados a la exposición en concreto estén listos, hay que cuidar el aspecto y la apariencia del hablador. Hay que ser bastante elegantes, más aseados y más presentable que la media. El modo en que las palabras serán recibidas estará determinado de forma importante por el aspecto exterior del orador. 

La gente asume instantáneamente las evidencias que les ofrecen los ojos. Las mismas palabras dichas por la misma persona y de la misma manera tendrán efectos distintos si quien habla viste un traje oscuro, unos tejanos o cualquier otra forma de vestir. Es aconsejable entonces vestirse cómodamente, de manera limpia y planchada, no llevando cosas que distraigan la atención ni que puedan acentuar un hábito negativo conocido. 

Otro factor directamente relacionado con el hablador que hay que cuidar y controlar antes de la exposición en público son los nervios. De hecho los nervios son algo que hay que tener presente durante la exposición de la presentación, lo que se aconseja es intentar controlarlos lo máximo posible y hacer que trabajen a favor del orador y que lo ayuden a relajarse. Respirar correctamente tranquiliza y aporta más energía. Respirar hondo, llenando lentamente los pulmones y soltando el aire poco a poco. Respirar profundamente funciona contra la respuesta de pánico que tiene el cuerpo, tranquiliza el corazón que va a tope, relaja los músculos y disminuye el flujo de adrenalina. 

En fin antes de exponer hay que cuidar el ambiente de la presentación. Es muy importante creara un ambiente agradable para ofrecer la charla. De hecho los oyentes estarán más del lado del orador si se sienten cómodos. Hay que controlar:

- Temperatura y ventilación, tendrán que ser agradable.

- Colocación de los asientos, no deberán ser ni pocos ni demasiados.

- Iluminación, deberá ser capilar y no demasiado fuerte.

- Nivel de ruidos, deberá ser lo mínimo para no molestar.

- Instalación del equipo audiovisual, deberá ser posicionado de manera estratégica para que no distraiga y sea de fácil utilización.

- Poner un vaso de agua sobre la mesa, para si se secara la garganta.