AUDITORIA DE LA COMUNICACION INTERNA DE LA UNIVERSIDAD DE PISA

Proyecto de investigación sobre el nivel de comunicación interna entre los distintos departamentos de la Universidad

I. INTRODUCCION

El presente proyecto de auditoria interna del Gabinete de Comunicación de la Universidad de Pisa, tiene como finalidad constituirse en una herramienta de orientación y evaluación que permita averiguar el nivel de la comunicación interna entre los distintos departamentos de la Universidad de Pisa.

El desarrollo de la presente auditoria permitirá analizar y averiguar el nivel de comunicación interna de la Universidad y la estabilidad del mismo delante las continuas modificaciones del entorno y de la forma de comunicar.

Los resultados serán útiles a la hora de decidir si introducir y utilizar nuevas tecnologías o herramientas de comunicación, evidenciando riesgos y ventajas a nivel interno y supuestamente externo.

La Universidad de Pisa es unas de las escuelas más prestigiosa y antigua de Europa. Alardea de 11 facultades, 48 departamentos, 17 bibliotecas y 13 museos y salas de exposición. Los matriculados son 51641, solo al año académico 2010 – 2011, y tiene 1643 empleados, entre los cuales hay muchos estudiantes voluntarios y becarios. La Universidad de Pisa aloja cada año casi 20.000 estudiantes extranjeros y su departamento de relaciones internacionales desempeña unas cuantas tareas de ayuda a nivel comunicativo e informativo claves para los invitados.

La Universidad de Pisa no puede arriesgarse a perder su prestigio, por eso es muy importante que su comunicación interna sea funcional, que no tenga fallos y que sea al a vanguardia.

Entonces, el intento de esta auditoria es averiguar que las estrategias y las herramientas hasta hora utilizadas para desarrollar la comunicación interna entre los distintos departamentos sea bien planteada y gestionada y que los resultados sirvan de base para un eventual consecuente plan de comunicación interna.  

II.               MARCO TEORICO

La raíz o germen de cualquier trabajo organizado en forma de empresa esta en una idea que capta las necesidades, la identifica y procura satisfacerlas con la producción de bienes o la prestación de servicios.

La idea tiene que ser  dotada de originalidad y se refiere siempre a un conjunto de personas, más o menos determinadas, destinatarias potenciales de un servicio oferto por la institución, en ese caso la Universidad.

2.1.  Suporte teórico de actuación.

La Universidad de Pisa es una institución muy prestigiosa, ofrece a sus estudiante la posibilidad de desarrollar sus estudios en edificio histórico y de tener clase con profesores muy bien calificado y casi todos muy conocido y estimados a nivel mundial.

El elevado número de matriculados hace sí que las Universidad a nivel interno se organiza en múltiples despachos, cada uno encargado de especificas tareas, que estas se desarrollen de forma rápida y precisa y además la organización y la comunicación interna tienen que ser extremadamente dúctil y a la vanguardia para poder atender de forma satisfactoria los estudiantes extranjeros.

Efectivamente han surgidos varias quejas por parte de los estudiantes invitados cerca de un buen desarrollo de las tareas de algún despacho, sobre todo por lo que implica la comunicación de informaciones entre ellos, así que el director de la Universidad ha retenido necesaria una investigación sobre el tema, para individuar los fallos y las faltas y poder así corregirlas.

2.3.Claves del entendimiento  de la lógica comunicativa interna de la Universidad de Pisa.

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, al trabajador. Representa una herramienta estratégica clave para que:

1. una institución sea competitiva y pueda enfrentarse con éxito al cambio constante que prevé el mercado al cual se dirige, en ese caso el mercado cultural;
2. el nivel de sentimiento de pertenencia de los empleados a la institución sea elevado y siga creciendo.

Los empleados de las oficinas de la Universidad de Pisa están bastante informados, pero no perfectamente, conocen los diferentes entramados de la institución, su misión, su filosofía, sus valores aun no siempre los compartan del todo y cerca de  sus estrategias organizativa, están bastante ajeno de las mismas.

Esto pasa porque muchos de los encargados son becarios o voluntarios o no están contractados a largo plazo. Como que esto continuo cambio físico de trabajadores hace parte de la política gestionar de la Universidad, tenemos que investigar cual son las estrategias mejor que hay que adoptar para que aun haya un cambio bastante continuo, los empleados se impliquen más en sus trabajos y las distintas tareas tengan un flujo más fluido.

III.           OBJETO DE ESTUDIO

Como introducido en los apartados antecedentes el objeto de estudio de esta auditoria comunicativa se concreta en una investigación de comunicación interna entre los distintos despachos de la Universidad de Pisa.

Nuestro estudio intenta identificar cual sean los fallos y las faltas que hacen sí que la comunicación interna de la Universidad no sea percibida por sui publico externo como perfecta, y a lo mejor, luego una análisis de los resultados que obtendremos, establecer cual sean las posibles aportaciones.

La Universidad de Pisa no puede perjudicar su imagen en el mundo a causa de una mala comunicación interna y los ruidos por parte de los estudiantes invitados representan la peor forma de promocionarse, sobre todo en el extranjero.

IV.           OBJETIVO GENERAL

Una vez establecida la naturaleza de nuestra auditoria, o sea su objeto: investigación de la comunicación interna, vamos a aclarar cual es nuestro objetivo y de que manera pensamos alcanzarlo.

4.1.  Objetivo general definición

Cual son los fallos y las faltas que afectan la comunicación interna de la Universidad de Pisa.

Nuestra investigación quiere averiguar porque hay rumores entre los estudiantes, porque estos se quejan muchas veces de la organización interna de la institución y si sus lamentos son justamente fundados.

4.2.  Objetivos Específicos y Objetivos Operativos.

Claramente nuestro objetivo general encuentra desarrollo solo en un mundo puramente teórico.

Para poder dar una forma concreta a cada una de nuestra expectativas tenemos que transformar la nuestra teorización en acciones practicas.

Para averiguar lo que es el clima laboral y como se desarrolla la comunicación interna entre los distintos despachos, nos proponemos de:

1. diseñar un organigrama de la Universidad de Pisa, acompañado de cuestionarios y de alguna entrevista para poder medir cuantitativamente y cualitativamente como los encargados perciben su posición en relación a la de los demás en función del mismo organigrama y como evalúan el nivel de comunicación interna.
2. Estudiar exhaustivamente las tareas de cada despacho, añadiendo una evaluación sistemática objetiva y una subjetiva del nivel organigrama y como evalúan el nivel de comunicación interna.

En fin para poder tener una idea bastante clara sobre los problemas reales a los cuales se enfrentan los alumnos podemos:

1. hacer un estudio de campo de cómo actúan los empleados delante los pedidos y los problemas que le plantean los alumnos.
2. organizar entrevistas grupales, grupos de discusión y análisis de experiencia criticas de comunicación, para conocer las opiniones de los encargados cerca sus funciones  y cerca los problemas a lo cual se enfrentan. También será útil proporcionar cuestionarios a los alumnos y a lo mejor incorporar una muestra de ellos en las entrevistas grupales y en los grupos de investigación.
   II.               METODOLOGIA
   Para poder finalizar nuestro trabajo es necesaria la aplicación de varias herramientas de investigación, propias de distintas metodologías investigativas, meramente empresarial pero también económica y social.
   
   
   5.1.  Naturaleza de la intervención propuesta.
   La comunicación  es el sistema nervioso de la organización, sin comunicación no es posible su funcionamiento. La comunicación hace posible que la gente se organice, defina sus objetivos, ejecute sus tareas, comparta sus ideas, tome sus decisiones, resuelva problemas y genere cambios. Además un buen nivel y una buena gestión de la comunicación interna hacen si que se cree un ambiente donde los individuos se sienten valorados como personas, sobre todo cerca del ámbito laboral.
   Sobre esta línea de pensamiento la Universidad de Pisa debería plantear su identidad corporativa y su forma de actuar, por eso, como dicho al principio, queremos averiguar si los hay cual son los fallos y las faltas que afectan la comunicación interna de nuestra institución, con el objetivo de sanarlos y devolverle su imagen prestigiosa a los ojos del mundo y de los estudiantes sobre todo.
   5.2.  Técnicas y herramientas de trabajo.
   Para averiguar lo que es el clima laboral y como se desarrolla la comunicación interna entre los distintos despachos de la Universidad de Pisa,  y para poder tener una idea bastante clara sobre los problemas reales a los cuales se enfrentan los alumnos tendremos que recurrir a:
   ·         Diseño de un organigrama: esta herramienta muestra de forma clara y visiva la organización interna de la institución y sus distintos niveles jerárquicos.
   ·         Cuestionario, herramienta que nos permite valuar de forma cuantitativa lo que queremos medir.
   ·         Entrevista individual, herramienta que nos permite evaluar de forma cualitativa lo que queremos medir.
   ·         Observación directo o estudio sobre campo, herramienta que nos permite familiarizar con el ambiente y las personas internas a la institución, obteniendo evaluaciones en prima personas.
   ·         Análisis de la trasmisión de mensajes.
   ·         Entrevistas Grupales, herramienta que a través la selección de un cierto número de miembros representativo de la institución, nos permite conseguir una perspectiva más objetiva de los problemas y de los cambios que pueden realizarse en la organización.
   ·         Análisis de experiencia critica de comunicación, herramienta que nos permite averiguar las modalidades y la calidad de la comunicación entre los empleados a nivel horizontal y vertical del organigrama.
   5.3 Cronograma
   Tiempo máximo previsto para el desarrollo de nuestra investigación: 1 año académico, 9 meses.

   	Estudios cualitativos y cuantitativos de las percepciones de los empleados.	Nivel de comunicación interna intersectorial.	Estudio de campo	Descubrir opinión de los empleados y de una muestra de alumnos cerca los problemas
   Septiembre		X	X	X
   Octubre		X	X	X
   Noviembre	X	X	X
   Diciembre	X	X	X
   Enero	X	X	X	X
   Febrero		X	X
   Marzo		X	X	X
   Abril		X	X
   Junio	Recopilación informes de            balance	Recopilación informes de             balance	Recopilación informes de balance	Recopilación informes de              balance

   5.4. Ámbito de la intervención
   Por entorno se entiende el conjunto de condiciones ambientales y fuerza sociales, culturales, de costumbre, legales, políticas, tecnológica y económicas que modifican una institución u organización o influyen en ellas.
   Estas variables influyen en la configuración de las circunstancias operativas y concretas y hay que tenerlas en cuenta a la hora de investigar.
   Como dicho el objeto de nuestra auditoria es una investigación sobre la comunicación interna entre los distintos despachos de la Universidad de Pisa con el objetivo de individuar los fallos y las faltas, eliminando así los rumores entre los estudiantes.
   
   
   5.4.1. Entorno Geográfico.
   Como dicho la Universidad de Pisa es una de las institución culturales italiana mejor considerada en el entorno Europeo.
   Recibe alumnos por todos el mundo, y los que se licencian allí encuentra trabajos en los mejores sitios que ofrece el mercado.
   La Universidad de Pisa tiene que demostrarse a la altura de su prestigios, manteniendo un alto nivel de comunicación interna y que esta sea al a vanguardia y capaz de satisfacer los pedidos de sus alumnos, sobre todos de los extranjeros.
   5.4.2. Dominio temporal.
   Nuestra investigación se desarrollará en un lapso de tiempo de nueve meses más o menos, durante el año académico en cuanto lo que queremos conocer son las reacciones y las ideas de los empleados cerca el nivel de la comunicación interna y cerca de los problemas y los pedidos a los cuales se enfrentan cada día.
   5.4.3 Campo Temático.
   Para no repetirnos demasiado resumiremos este párrafo recalcando simplemente que el objeto de estudio de nuestra investigación verte sobre el nivel de la comunicación interna entre los distintos despachos de la Universidad de Pisa y la iniciación de eventuales fallos y faltas en su organización y desarrollo.
   
   
   II.               HIPOTESIS DE PARTIDA
   Un bajo nivel de comunicación interna y una insatisfacción de los empleados, llevan a un mal funcionamiento de la institución.
   Nuestra investigación quiere averiguar cuál sean los problemas sobre los cuales se plantean los rumores de los alumnos, si estos existan de verdad y de qué forma se puedan solucionar.
   Queremos averiguar porque la forma de gestionar la comunicación interna de la Universidad de Pisa no corresponda con las expectativas de los alumnos.
   II.               BIBLIOGRAFIA.
   -          Auditoria de la cultura empresarial, Maurice Thévenet, Ediciones Díaz de Santos;
   
   
   -          La comunicación interna, Jesús García Jiménez, Ediciones Díaz de Santos;
   
   
   -          Gestión de la comunicación empresarial, Antonio S. Lacasa y Blay, Gestión 2000.com;
   
   
   -           Responsabilidad Social Corporativa, Ricardo Fernández García, Editorial Club Universitario 2009;
                                                                        
   -          Estrategias empresariales en la web 2.0.Las redes sociales Online, 
   Araceli Castelló Martínez, Editorial Club Universitario, 2010 ;
   
   
   
   
   -          Responsabilidad social empresarial_rse_como ventaja competitiva, Manuel Reyno Momberg ;
   
   
   -          Comunicación empresarial: plan estratégicocomo herramienta gerencial, Adriana Patricia Guzmán de Reyes y otros, CENTRO DE LA INVESTIGACIONES DE LA COMUNICACION CORPORATIVA ORGANIZACIONAL CICCO – 2006;
   
   
   -          La impresainformativa, Alfonso Nieto, Francisco Iglesias, Editorial Ariel 2000;
   
   
   -          www.unipi.it
   
   

ps. Muchas de las informaciones son fruto de mi imaginación, por lo contrario muchas responden a una verdad concreta y real.